Gérer un colloque avec les plateformes Calenda, Hypothèses et SciencesConf


J’organise une rencontre scientifique dans le domaine des sciences humaines et sociales, quelles sont les étapes de communication et d’organisation conseillées ? 

1 – Créer un site sur SciencesConf

SciencesConf offre un système intégré de gestion des événements scientifiques : vous pouvez créer le site web de votre événement, recevoir les propositions de communication, organiser les relectures, transférer automatiquement les communications vers HAL, suivre les inscriptions (y compris quand elles sont payantes) ou encore générer facilement les actes. 

Pour bénéficier de ces services, vous devez en faire la demande en ligne après vous être créé un compte :

Vous aurez ensuite accès à un formulaire. Une fois celui-ci complété, il sera validé dans un délai d’une semaine si votre événement correspond aux critères d’accession à la plateforme.

NB : SciencesConf est ouvert à l’ensemble des domaines disciplinaires et pas uniquement aux sciences humaines et sociales. Cependant, la plateforme n’est pas adaptée pour gérer des événements récurrents tels que des cycles de conférences ou de séminaires.

2 – Recevoir des propositions de contribution

Partager un appel à contribution sur des listes de diffusion permet de le faire connaître auprès de vos collègues et réseaux de recherche les plus proches, mais comment toucher des cercles institutionnels, disciplinaires et géographiques plus larges ?

Vous pouvez vous appuyer sur Calenda. Ce calendrier permet de chercher parmi plusieurs dizaines de milliers d’événements mis en ligne depuis 2000. Il publie notamment de très nombreux appels à contribution qui couvrent l’ensemble des disciplines des sciences humaines et sociales.

Avec 1,3 millions de visites en 2024, il vous permettra de partager votre appel à contribution au plus grand nombre. Pour proposer une annonce d’événement, il suffit de remplir le formulaire en ligne :

Votre appel sera ensuite mis en ligne après un travail d’édition et de mise en forme effectué par l’équipe du calendrier. Si vous avez un site SciencesConf, vous pourrez le renseigner dans votre annonce Calenda

Si votre rencontre s’inscrit dans le domaine des lettres, vous pouvez aussi la proposer sur Fabula, site de référence francophone en littérature géré par une association de chercheurs 

N.B. : Vous pouvez suggérer d’autres types d’événement sur Calenda : séminaires, écoles thématiques, offres d’emploi, prix, bourses, appels d’offres…. 

3 – Évaluer les contributions 

SciencesConf propose un module dédié à la réception et à la gestion des contributions ! Ce qui signifie qu’une fois votre appel à contribution partagé, les personnes intéressées peuvent soumettre leur proposition sur le site SciencesConf de la conférence. Vous pourrez aussi organiser leur évaluation via l’espace dédié y compris à plusieurs relecteurs et relectrices. 

4 – Diffuser le programme et ouvrir les inscriptions

Vous avez finalisé le programme de votre événement (même si des modifications sont toujours possibles !), vous devez désormais le partager pour constituer une audience et permettre les inscriptions.

Là aussi, vous pouvez faire appel à vos listes de diffusion, aux sites web et newsletters de vos institutions mais pour une communication vraiment large : pensez à le proposer à Calenda ! Il sera édité, mis en forme, accompagné de métadonnées de qualité (licence, format, adresse…) et d’identifiants pérennes.

Vous pourrez indiquer des modalités d’inscription précises y compris si elles doivent passer par votre site SciencesConf.

Des informations pérennes

Publier un appel à contribution ou le programme d’une rencontre scientifique sur Calenda, c’est aussi s’assurer de sa pérennité. Les annonces restent en effet en ligne même si leur date est passée. Ce qui donne la possibilité ensuite de retrouver la trace de ses interventions ou de réaliser une veille bibliographique sur un domaine de recherche.

Les sites proposés par SciencesConf restent, eux-aussi, en ligne après la date de l’événement. Au bout de trois ans, ils sont archivés tout en restant consultables.

5 – Valoriser mon événement et ses résultats

L’organisation d’un colloque ou d’une conférence représente beaucoup de travail. Comment mettre en valeur, au-delà de la tenue de la rencontre, l’activité des différents comités, des intervenants et des intervenantes ?

Tout d’abord, avant même la tenue de votre événement, vous pouvez demander la création d’un carnet de recherche Hypothèses. Il s’agit d’un blog, fonctionnant avec WordPress, qui peut accompagner la vie et l’actualité de vos travaux collectifs.

Capture d’écran du carnet de recherche du colloque RonsArt 

Attention, pour publiciser un appel à contribution ou le détail des séances d’un séminaire, Hypothèses n’est pas la plateforme adaptée : bloguer nécessite un investissement qui n’est pas anodin, trouver son lectorat prend du temps et une régularité de publication. Pour une communication ponctuelle, appuyez-vous plutôt sur Calenda ou des sites de veille scientifique.

Par-contre, si vous souhaitez développer un véritable projet éditorial de blogging autour de votre rencontre scientifique, alors Hypothèses est l’espace idéal !

Vous pourrez proposer des contenus complémentaires et illustratifs de votre événement : vidéos des communications, retours sur les textes analysés, mise en valeur de l’iconographie, actualités autour du thème de l’événement, réécriture pour un public non académique, articles de blog reprenant des éléments des discussions, etc. 

Une autre possibilité, un peu moins ambitieuse mais tout autant intéressante, est de créer une section dédiée à l’événement sur un carnet déjà existant : celui d’un des laboratoires organisateurs ou du programme de recherche sous-jacent par exemple. 

Pour demander l’ouverture d’un carnet de recherche Hypothèses, vous devez renseigner le formulaire en ligne.

6 – Éditer des actes numériques

L’avantage de publier des textes issus d’un colloque sur un carnet de recherche Hypothèses est de pouvoir insérer des illustrations, des médias et de produire un travail de mise en page adaptée à la lecture sur écran. Hypothèses offre également l’opportunité de toucher un public non académique. Cela peut représenter un bon complément à la diffusion en libre accès dans HAL, que vous pouvez mettre en œuvre via SciencesConf.

Grâce à Sciencesconf, vous pouvez valoriser votre événement dans HAL de deux façons :

  • l’export automatisé de toutes les communications dans une collection HAL dédiée,
  • l’édition des actes que vous pourrez ensuite déposer dans HAL.

Conseil : Il est préférable de le prévoir dès la création de votre site SciencesConf, ce qui facilitera le recueil des autorisations des auteurs et autrices. 

NB : votre site SciencesConf sera archivé trois ans après la tenue de votre événement, cela vous laisse donc du temps pour aller au bout du processus de création des actes sur HAL!

Pour aller plus loin

Vous avez des questions sur Hypothèses ou Calenda ? Écrivez à hypotheses@openedition.org et calenda@openedition.org

Hypothèses propose une documentation spécifique sur la Maison des carnets ainsi que sur son portail.

SciencesConf propose une documentation très détaillée sur son site ainsi qu’une foire aux questions (rubrique ressources)


Ce document a été rédigé par Céline Guilleux, pour OpenEdition et a été relu par Isabelle Guay, responsable de la plateforme SciencesConf au CCSD et François Pacaud, responsable du service Blogging scientifique à OpenEdition.


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